Dokumentų ir specializuotas projektų, pirkimų valdymas

Klientas: UAB Kauno termofikacijos elektrinė

Sektorius: Privatusis, energetika.

UAB Kauno termofikacijos elektrinė yra energetikos sektoriaus įmonė, gaminanti ir tiekianti šilumą bei garą Kaunui. Įmonė turi du biurus, Kaune ir Vilniuje.

Kompanijos aprašymas

• 1994 metais Kauno termofikacijos elektrinėje prasidėjo permainos. Elektrinėje įrengta kompiuterinė informacinė valdymo sistema, suteikianti galimybę stebėti techninius parametrus ir atlikti įvairias elektrinės darbo režimų analizes;
• 1995 metais VĮ „Lietuvos valstybinė energetikos sistema“ reorganizuota į specialiosios paskirties akcinę bendrovę (SPAB) „Lietuvos energija“, o jos filialas Kauno termofikacinė elektrinė pervadinta Kauno elektrine;
• 1997 metų rugpjūčio 15 dieną, reorganizavus SPAB „Lietuvos energija“ ir šilumos ūkį bei jo valdymą perdavus savivaldybėms, Kauno elektrinė tapo SPAB „Kauno energija“ filialu;
• 2003 metų kovo 31 dieną buvo pasirašyta elektrinės pirkimo-pardavimo sutartis, pagal kurią Kauno elektrinės savininku tapo UAB Kauno termofikacijos elektrinė.
• Nuo 2003 metų gruodžio 31 dienos elektrinę eksploatuoja UAB „Energijos sistemų servisas“;
• Šiuo metu elektrinė yra pagrindinis šilumos gamintojas Kaune.

Iššūkiai

UAB Kauno termofikacinė elektrinė vykdo itin aktyvią įmonės kompiuterizacijos raidą. Pradėta nuo įmonės IT strategijos parengimo, kur buvo identifikuota, kokio tipo informacija įmonėje yra nestruktūruota ir netvarkingai valdoma, taip pat identifikuota, kokio tipo sistemos padėtų tai išspręsti. Pirmoji kelta užduotis – sutvarkyti įmonės dokumentų ūkį. Buvo svarbu sujungti tuo metu atskirai vedamas Kauno ir Vilniaus biurų raštinės bylas į vieną erdvę.

Vienas iš pagrindinių įmonės veiklos valdymo būdų yra projektai, kurie dažniausiai būna ilgalaikiai ir sudėtingi. Tokių projektų vykdymas visada įtraukia ir išorinių rangovų, todėl atsiranda itin didelis poreikis koordinuoti bendrą projekto veiklą tarp visų projekto dalyvių ir kaupti bei toliau naudoti teisingą projekto dokumentaciją. Netikslūs projekto rezultatai gali daryti lemiamą įtaką ir skatinti neteisingą įrengimų eksploataciją bei sukelti nelaimes. Taigi, projekto eigos valdymo ir projekto dokumentacijos valdymo moduliams, kaip antrinei užduočiai, buvo keliami itin dideli reikalavimai: tinkama rezultatų pateikimo forma, galimybė dirbti su labai dideliais informacijos kiekiais bei projekto narių galimybės bendradarbiauti.

Beveik kiekvieno įmonėje vykdomo projekto metu formuojama dar viena veikla – pirkimų organizavimas ir viso pirkimų proceso eigos valdymas. To pasekmė – trečia užduotis – optimizuoti ir maksimaliai automatizuoti šį procesą, panaudojant informacines technologijas.

Jau pradėjus naudoti pirmąjį, raštinės dokumentų valdymo, modulį, buvo pastebėta akivaizdi nauda, t. y. atsirado bendravimas tarp Vilniaus ir Kauno biurų, registruojami dokumentai įgijo bendrą numeravimo tvarką ir tvarkymo būdą, o sistemai siunčiant informacinius pranešimus, įmonės darbuotojai pradėjo gauti daugiau informacijos apie įmonės veiklą. Pajutę sistemos teikiamą naudą ir apčiuopę jos galimybes, darbuotojai pradėjo tiksliau formuluoti sistemai keliamus poreikius ir norus, tai, be abejo, vedė į efektyvesnį sistemos funkcijų panaudojimą. Ši patirtis padėjo tiksliau suformuluoti ir įgyvendinti kitų modulių, projektų ir pirkimų bei susijusios dokumentacijos valdymo, reikalavimus.

ERP sprendimas

Efektyvus ir mažai administravimo reikalaujantis projektų, pirkimų ir dokumentų valdymas yra lemiamas sėkmės faktorius didelėse ir mažose, įvairia veikla užsiimančiose, organizacijose visame pasaulyje.

Technologijų dėka komunikacijos samprata iš paprastų garso rinkmenų ar rašytinio teksto tapo įvairaus formato rinkmenų, pateikiančių tekstą, paveikslus ir garsą fenomenu. Maža to, atsirado reikmė visa tai saugoti, klasifikuoti ir registruoti pagal priimtus normatyvinius reikalavimus, o dar svarbiau – padaryti visa tai lengvai surandama.

Pačios darbo aplinkos koncepcija evoliucionavo nuo kelių žmonių grupelės, dirbančios viename pastate, iki didelių grupių, išsibarsčiusių po daugybę pastatų, miestų ar net žemynų.

Didėjantys informacijos kiekiai itin sunkina galimybes valdyti visą informacijos gyvavimo ciklą, kurio metu informacija privalo būti ne tik apdorojama ir panaudojama, bet ir archyvuojama, naikinama laikantis griežtų taisyklių ir reglamentų.

UAB Kauno termofikacijos elektrinei sukurta projektų, pirkimų ir dokumentų valdymo sistema atitinka šiuos ir daugiau reikalavimų. Sistema yra sukurta panaudojus EMC Documentum eRoom platformos geriausias Web bendradarbiavimo terpės savybes. Bendradarbiavimas Web terpėje tapo itin vertinamu veiklos įgyvendinimo būdu tarp žiniomis besidalinančių darbuotojų, siekiančių bendrauti tarpusavyje ir koordinuoti darbus. Šiuo metu nutolusių darbo vietų dokumentų srautų ir darbo eigos procesų koordinavimas yra itin didelis iššūkis visų tipų veiklos procesams.

Siekiant įgyvendinti visus įmonės sistemai keliamus reikalavimus, buvo neatsiribota ir nuo papildomų eRoom funkcijų sukūrimo ir pritaikymo.

Pagrindiniai sistemai kelti reikalavimai buvo:

• Centralizuoti įmonės dokumentacijos tvarkymą ir taip pat sumažinti popierinių dokumentų kiekį;
• Užtikrinti projektų ir pirkimo organizavimo darbų eigos valdymą ir kontrolę nuo siūlymo iki užbaigimo;
• Projektų vykdymo proceso optimizavimas bei standartizavimas ir būtinos dokumentacijos paketo parengimas;
• Pirkimų vykdymo proceso optimizavimas bei standartizavimas ir būtinos dokumentacijos paketo parengimas;
• Teikti vadovaujančiam personalui įrankius vykdomų projektų ir pirkimų stebėsenai;
• Vidinės darbuotojų komunikacijos gerinimas;
• Pasirengimas verslo valdymo sistemos diegimui.

Įvertinus visus tikslams keliamus reikalavimus ir nustačius poreikius diegiamai sistemai, buvo pasirinktas itin lankstus įrankis EMC Documentum eRoom. Kadangi projekto tikslas buvo bendradarbiaujamo pobūdžio procesų valdymo įgyvendinimas, o šis įrankis visų pirma skirtas bendradarbiavimui plėtoti, liko jį tik pritaikyti projektų, pirkimų ir dokumentacijos tvarkymo reikmėms. Jau turimos eRoom funkcijos leido nesunkiai tą pasiekti, o tos funkcijos, kurios buvo reikalingos kaip papildomos, buvo sukurtos UAB „ERP“ programuotojų ir efektyviai įdiegtos. Galų gale, gautas sprendimas, kuris atitiko visai sistemai keltus reikalavimus. Įdiegta sistema dėl pažįstamos bei patrauklios Web terpės buvo greitai perprasta naudotojų ir pradėta efektyviai kasdien naudoti.

Šiuo metu įmonės darbuotojai jau formuluoja kitus atsirandančius veiklos kompiuterizavimo reikalavimus ir ruošiasi verslo valdymo sistemos diegimui.

Rezultatai

Įmonės dokumentų, projektų ir pirkimų valdymo sistema, įdiegta UAB Kauno termofikacijos elektrinėje, buvo gera pradžia žengiant įmonei kompiuterinio darbo link. Sistemos įdiegimas ne tik padėjo peržvelgti įmonės atliekamas procedūras ir tvarką, bet ir sukurti naujas procedūras, kurių poreikis egzistavo anksčiau. Taip pat sistema įnešė pokyčių į kasdienį įmonės darbą, darbuotojai tapo labiau motyvuoti naudotis sistemos resursais ir joje fiksuoti savo darbo rezultatus. Dabar sistema yra svarbiausias įrankis įmonės vadovybės veiklos ataskaitoms kurti.

Šiuo metu sistemoje funkcionuoja optimizuoti ir naudingai dirbantys raštinės dokumentų valdymo procesai, bei sudėtingi ir itin padedantys darbui projektų ir pirkimų vykdymo procesai. Procesai tapo skaidresni, lengviau sekama jų būklė. Papildomas privalumas – sistema yra bendradarbiaujančio pobūdžio, taigi itin tinka projektinės veiklos vykdymui, kai projekto dalyviai yra skirtingų kompanijų atstovai arba dirba nutolusiose darbo vietose.

Ši sistema taip pat naudinga ir įmonės vadovybei, kadangi šiuo metu yra galimybė stebėti detalias įmonės dokumentų, projektų ir pirkimų valdymo veiklos ataskaitas išsamiose švieslentėse. Įmonės raštinės darbuotojams sistema padėjo sistemingai saugoti ir greitai surasti įmonės dokumentaciją, projekto komandai – valdyti pirkimų ir projektų vykdymo darbo eigos etapus, centralizuotai saugoti projektų dokumentaciją.

Sistemos galimybės leidžia neribotai plėsti jos panaudojimo paskirtis, t.y. įtraukti į sistemos aplinką naujų uždavinių realizavimą, išnaudoti ją kaip darbuotojų jungimo ir informacinę erdvę. Įmonėje jau yra ruošiamasi tolesniems informacinių sistemų diegimams bei šios sistemos plėtimui ir integravimui verslo valdymo uždavinių realizavimo link.

Svarbiausias sėkmę lemiantis faktorius diegiant sistemą buvo jos paprastumas ir lankstumas pritaikant prie naudotojų specifinių poreikių. Be to sistema funkcionuoja naudotojui įprastoje internetinėje terpėje, o tai sudaro palankios sistemos įvaizdį.

Įdiegta:

Dragonfly™ – dokumentų valdymo sistema.
Butterfly™– projektų valdymo sistema.
Snowfly™– pirkimų valdymo sistema.

Atgal