AB Lietuvos pašto centralizuota verslo valdymo sistema (CVVS)

Klientas: AB Lietuvos paštas

Sektorius: Viešasis sektorius, pašto paslaugos

Bendri duomenys

AB Lietuvos pašto centralizuotą verslo valdymo sistemą sudaro:

• Universali paštininko darbo vieta (UPDV) – tai kompleksinis centralizuotas sprendimas, skirtas automatizuoti visas pagrindines pašto tiekiamų paslaugų administravimo operacijas, kaupti, saugoti, apdoroti informaciją;
• WebFOCUS – verslo duomenų analizės sistema, suteikianti galimybę vartotojams paprastai, greitai ir lanksčiai prieiti prie veiklos duomenų, kurti dinamines-parametrizuotas ataskaitas;
• Microsoft Dynamics NAVISION – apskaitos ir verslo valdymo sistema.

Universalios paštininko darbo vietos aprašymas:

UPDV struktūrą sudaro šie moduliai:

• Pensijų ir išmokų;
• Perlaidų;
• Mokesčių;
• Prenumeratos;
• Logistikos;
• Tarptautinių atsiskaitymų;
• Kasos sistemų;
• Kreditų.

Turimų UPDV modulių visuma leidžia užtikrinti visiškai integruotą sprendimą. Pagrindinis integracijos privalumas – visų pašto operacijų funkcionalumas bendro branduolio pagrindu, naudojant centralizuotą duomenų bazę. Toks sprendimas leidžia išvengti atskirų komponentų jungimo darbų, sumažinti laiko ir pinigines išlaidas, skirtas sistemos palaikymui ir personalo mokymams, palengvinti pakeitimų palaikymą.

Visiška modulių integracija leidžia realizuoti sistemoje vieno langelio koncepciją – vartotojo darbo vietos, jungiančios visų produktų ir paslaugų apdorojimo funkcijas, neatsižvelgiant į modulius. Produktų ir paslaugų prieinamumas užtikrinamas sistemos konfigūravimo galimybe.

UPDV sistema yra sukurta „Visual C# .NET Framework 2.0" programavimo kalba. „Visual C# .NET Framework 2.0" - nauja, į objektus orientuota, saugi programavimo kalba, sujungianti „Visual C" ir „Visual C++" galimybes, sustiprintas lengvai valdomais moderniais spartaus programavimo įrankiais.

UPDV sistema yra lengvai integruojama su įvairiomis verslo valdymo sistemomis, pavyzdžiui: Navision, SAP ir kitomis.

Su UPDV visoje Lietuvoje dirba daugiau nei 2500 vartotojų. UPDV realizuota kliento – serverio technologijos pagrindu ir veikia tiek ON-LINE, tiek OFF-LINE režimais. Klientas prisijungia prie serverio, naudodamas VPN (VirtualPrivateNetwork), kas užtikrina saugų duomenų perdavimą.

Lietuvos pagrindinių paštų klientų aptarnavimo vietose naudojamos 572 kompiuterinės kasos sistemos, o mažiau operacijų atliekančių paštų darbo vietose dirbama su 913 kasos aparatų, iš kurių duomenys po darbo fiksuoto ryšio kanalais per modemus automatiškai perduodami į centrinę serverinę ir patenka į UPDV duomenų bazę.

Pagrindinės problemos, sprendžiamos su UPDV sistema:

• Operacinių rizikos mažinimas. Pasiekiama sumažinus rankų darbą, todėl išvengiama duomenų dubliavimosi galimybės, centralizuotos informacinės erdvės palaikymu, vykdomų operacijų skaidrumu, pagalbinių mechanizmų ir pranešimų naudojimosi;
• Pajamų didinimas. Pasiekiama dėl naujų paslaugų ir produktų įvedimo paprastumo ir lankstumo, finansinių duomenų automatinės apskaitos, informacijos apdorojimo laiko sumažinimo, duomenų pasiekiamumo, naudojantis centralizuota informacine erdve, didinimo;
• Nuostolių mažinimas. Pasiekiama dėl aukšto lygio procesų ir informacijos apdorojimo automatizavimo, užtikrinančių operacijų vykdymo nuoseklumą ir paprastumą, duomenų saugumą, pasiekiamumą, atnaujinimą;
• Klientų aptarnavimo kokybės didinimas. Pasiekiamas dėl automatizuotos pašto siuntų apdorojimo ir pristatymo grandinės, jungiančios visas operacijas ir atsiskaitymus nuo siuntos priėmimo iš siuntėjo iki įteikimo gavėjui; visos reikalingos informacijos apie suteikiamą paslaugą prieinamumo, duomenų perdavimo/gavimo ir apdorojimo spartumo;
• Lankstumo besikeičiančios rinkos poreikiams užtikrinimas. Pasiekiama, užtikrinant patogų ir paprastą naujų produktų ir paslaugų įvedimą, jau suteikiamų paslaugų ir siūlomų produktų modifikaciją, tarifų administravimo ir redagavimo galimybę, klientų duomenų analizę ir apskaitą;
• Pasaulinės pašto sąjungos standartų atitikimasvisų formuojamų sistemą dokumentų ir ataskaitų, tarifų apskaitos mechanizmų, atsiskaitymo tvarkų ir metodų;
• Tarptautinių buhalterinės apskaitos standartų atitikimas, planuojant pajamas ir sąnaudas, apskaitą.

UPDV sistemos privalumai:

• Visą pašto veiklą apimantis funkcionalumas;
• Aukštas sistemos adaptacijos su pašto veiklos procesais lygis;
• Plati įvairovė nustatymų, kuriems nereikalingas programavimas;
• Vartotojų, teisių, vaidmenų administravimo mechanizmai;
• Šiuolaikinių pašto technologijų palaikymas – integracija su pašo įranga, tokia kaip elektroninės svarstyklės, stacionarūs ir mobilūs brūkšninio kodo skeneriai;
• Skirtingų mokėjimo už paslaugas būdų suteikimas: mokėjimai kasose grynaisiais pinigais ir bankų kortelėmis, mokėjimai pavedimais, išankstiniai apmokėjimai, verslo klientų aptarnavimo galimybė;
• Centralizuoto informacijos apdorojimo mechanizmai;
• Modulinė struktūra, suteikianti galimybę diegti sistemą etapais;
• Integracijos su kitomis sistemomis galimybė;
• Šiuolaikinis ir atitinkantis standartus apskaitos lygis;
• Galimybė dirbti su sistema, esant ryšio sutrikimų ir „offline“ režimu.

Modulių aprašymas

Pensijos ir kitos išmokos

Modulis pilnai apima visų išmokų (pensijų, pašalpų ir kitų išmokų) išmokėjimo veiklos ciklą.

Duomenys apie išmokamas pensijas importuojami ir eksportuojami iš kliento (pensijas skiriančios įstaigos) FTP, saugomi centrinėje duomenų bazėje ir yra prieinami visuose atitinkamuose paštuose. Užtikrinama duomenų eksporto galimybė centralizuotam dokumentų, pagal kuriuos vykdomi išmokėjimai visoje šalyje, sudarymui ir spausdinimui.

Modulyje realizuoti visų šalies paštų, kaip organizacinių vienetų, hierarchijos valdymo mechanizmai, taip pat ir  užsakovų (pensijas skiriančių įstaigų) valdymo mechanizmai.

Palaikomas brūkšninių kodų skaitytuvų naudojimas – jais nuskaitoma informacija nuo kvito, pateikto išmokos gavėjo. Šios operacijos automatizavimas sumažina rankų darbą ir paslaugos suteikimo laiką, apsaugo nuo klaidų, kai suvedami duomenys.

Realizuoti mechanizmai, užtikrinantys apsaugą nuo dvigubo išmokų išmokėjimo galimybės.

Numatytos duomenų importo iš kitų sistemų, jų apdorojimo ir pritaikymo Pensijų ir kitų išmokų modulio reikmėms, duomenų eksporto galimybės.

Gali būti formuojamos ir spausdinamos ataskaitos, pateikiančios informaciją įvairiais pjūviais.

Perlaidos

Perlaidų modulis skirtas vietinių ir tarptautinių perlaidų priėmimo/išmokėjimo procesų automatizavimui ir apskaitai.

Perlaidos priėmimo metu fiksuojama siuntėjo ir gavėjo informacija, perlaidos suma, pristatymo būdas, pranešimo būtinybė ir kiti duomenys. Sistemoje fiksuojama kiekvienos perlaidos būsena, kuri atspindi, kada ir kokie veiksmai buvo su ja atlikti – perlaida buvo priimta, išmokėta, grąžinta, peradresuota, anuliuota.

Tokiems atvejams, kai klientas pageidauja išsiųsti daugiau negu vieną perlaidą iškarto, yra realizuotas perlaidų informacijos importo iš .csv formato failo mechanizmas, kuris leidžia išvengti pavienio kiekvienos perlaidos įvedimo.

Sistemoje administruojami perlaidas gaunančių bankų duomenys, užsienio šalių informacija, valiutų kursai. Numatytas tarptautinių perlaidų sumų konvertavimas pagal užsienio šalių valiutų kursus.

Suteikiama galimybė importuoti tarptautinių perlaidų sąrašus su atitinkama informacija.

Modulyje registruojamos Western Union siunčiamos ir gaunamos perlaidos.

Realizuota plataus pasirinkimo ataskaitų formavimo galimybė – priimtų, išmokėtų, neišmokėtų vietinių ir tarptautinių perlaidų, perlaidų su mokėjimo nurodymais, Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybai pateikiama ataskaita ir kitos.

Mokesčiai

Modulio paskirtis – kompiuterizuoti visas su mokesčių priėmimu, administravimu ir apskaita susijusias operacijas (nuo įmokų priėmimo iki pavedimo užsakovui).

Realizuoti paprasti mokesčių priėmimo, redagavimo ir atšaukimo mechanizmai. Suteikiama galimybė į sistemą įvesti mokesčius, priimtus nekompiuterizuotuose paštuose

Modulyje formuojamos mokesčių kortelės, į kurias įtraukiami mokesčiai už tam tikras apmokamas paslaugas. Numatytos plačios kortelių turinio ir detalių administravimo galimybės. Toks mechanizmas leidžia prisitaikyti prie visos šalies mokesčių mokėjimo skirtingose vietovėse ypatumų.

Siūlomas patogus ir lankstus loginis mokesčių rūšių klasifikavimas pagal norimas grupes.

Realizuota lanksti atsiskaitymo su apmokestinamų paslaugų teikėjais sistema. Galimas mokėjimo nurodymų formavimas pagal užsakovo (apmokestinamų paslaugų teikėjo) pageidaujamas sąlygas. Siūlomi standartiniai duomenų eksporto struktūrų sprendimai. Galimi nestandartiniai sprendimai pagal užsakovo poreikius.

Formuojamos ataskaitos pagal pašte priimtų įmokų, mokesčių ir išpirkų duomenis; generuojami lydraščiai užsakovams bei statistikos bendrovėms. Sudaromos detalios, darbuotojo atliktų funkcijų – priimtų įmokų išklotinės, analitinės ataskaitos.

Numatyta visiška modulio integracija su apskaitos programomis.

Prenumerata

Prenumeratos modulyje apdorojami visi prenumeratos procesai ir informacija nuo leidėjo iki prenumeruoto leidinio gavėjo.

Duomenys apie leidėjus ir periodinius leidinius yra įvedami į centrinę duomenų bazę, todėl yra prieinami visuose šalies paštuose, siūlančiuose prenumeratos paslaugas. Realizuotas jų redagavimo mechanizmas. Gali būti formuojami ir redaguojami leidinių paketai. Vieno leidinio įvairūs paketai numato skirtingus tarifus, paketo prenumeratos laikotarpį, leidinių kiekį per mėnesį, pusmetį, metus, pristatymo apribojimus. Sudaromi kainoraščiai.

Leidinių užsakymai priimami ir įvedami į duomenų bazę paštuose arba klientas gali savarankiškai prenumeruoti leidinį per internetą, numatyta jų peradresavimo bei anuliavimo galimybė. Prenumeratos užsakymai gali būti gaunami ir importuojami į sistemą taip pat iš leidėjų, naudojantis .csv failais.

Užsakytų leidinių pagrindu vyksta pajamų ir sąnaudų apskaita, iš jų pašto pajamų už prenumeratos leidinių paskirstymą apskaita, sąskaitų-faktūrų išrašymas leidėjams.

Užsakytų leidinių pagrindu formuojami bendri ir paskirstyti pagal paštus tiražai. Administruojamos paštų, gaunančių atitinkamus leidinius iš leidėjų ir paskirstančių į kitus paštus, priklausomybės. Sudaromi prenumeratos išvežiojimo maršrutai.

Sistemoje kaupiami ir administruojami prenumeratorių duomenys pagal šalies apylinkes, sudaromi atitinkantys sąrašai.

Formuojamos ir spausdinamos įvairios ataskaitos – planinės ir faktinės, atspindinčios informaciją apie pristatytus leidinius, gautas pajamas.

Logistika

Logistikos modulio paskirtis – automatizuoti ir apskaičiuoti visus procesus nuo pašto siuntos, faksogramos, prekės priėmimo pašte iki jų įteikimo.

Priimant siuntą pašte, į sistemą yra suvedama visa reikalinga siuntos informacija: siuntos rūšis, svoris, siuntėjo ir gavėjo duomenys, finansinė informacija, saugojimo terminas ir kita. Kiekvienai pašto siuntai priskiriamas brūkšninis kodas, kuris teikia tam tikrą siuntos informaciją. Siuntų duomenys kaupiami centrinėje duomenų bazėje, todėl yra prieinami visuose šalies paštuose.

Numatyti pašto siuntų paieškos mechanizmai, leidžiantys vykdyti paiešką pagal norimus siuntų parametrus.

Palaikoma pašto siuntos istorija, atspindinti informaciją apie veiksmus su siunta: veiksmo pavadinimas, data, vieta, kiti duomenys.

Visi konkrečios pašto siuntos duomenys pateikiami vartotojui viename lange – siuntos kortelėje.

Didelio pašto siuntų kiekio siuntimo atveju numatyti reikiamų siuntų duomenų importo iš .xsl formato failo mechanizmai. Atlikę duomenų importo veiksmą, sistemos vartotojas gali peržiūrėti ir redaguoti sąrašą. Numatytas siuntų duomenų tikrinimo funkcionalumas.

Siuntimo paslauga yra taikoma ir sutartiniams klientams. Į sistemą suvedami tokių siuntėjų duomenys, siuntimo sutarties numeris, siunčiamų siuntų rūšis, kiekis, svoris. Sutartiniams klientams siūloma periodinio atsiskaitymo už pašto teikiamas siuntimo paslaugas galimybė, išrašomos periodinės sąskaitos faktūros, taikomos ir apskaičiuojamos nuolaidos. Periodinio mokėjimo sutartys administruojamos ir yra prieinamos modulio vartotojui.

Formuojamos ataskaitos – periodinė išsiųstų siuntų ataskaita, faksogramų finansinė ataskaita, prekių paštu ataskaita.

Modulyje realizuotas lankstus ir patogus siuntų vežimo maršrutų ir tvarkaraščių sudarymo funkcionalumas. Centrinėje duomenų bazėje yra administruojama šalies paštų informacija, kuri naudojama maršrutų formavimo metu.

Automatizuotas reikalingų dokumentų išsiuntimo sudarymo mechanizmas, skirtas siuntas gaunantiems paštams.

Tarptautiniai atsiskaitymai

Pagrindinė Tarptautinių atsiskaitymų modulio funkcija – visų suteikiamų tarptautinių pašto paslaugų automatizuota apskaita, planavimas, statistika. Tarptautinės pašto paslaugos:

1. Korespondencija;
2. Siuntiniai;
3. Greitasis paštas – EMS ir Express;
4. Reklaminis paštas – IDM;
5. EPG;
6. Pašto perlaidos;
7. Pašto kuponai;
8. Pašto pervežimai;
9. Pašto tranzitas.

Funkcijos ir galimybės

Struktūruoti duomenys į Tarptautinių atsiskaitymų modulį yra gaunami iš pašto pervežimo centrų, kur kaupiama informacija apie visas gaunamas/siunčiamas pašto siuntas, jų fizinius parametrus, vežimo kelią, kiekius ir svorius.

Modulyje numatyta galimybė formuoti daugiau negu 45 skirtingų atsiskaitymų dokumentus pagal visas tarptautines paslaugas. Visi dokumentai atitinka Pasaulinės pašto sąjungos (PPS) reglamentus ir standartus. Numatyta galimybė juos spausdinti anglų, prancūzų, lietuvių, rusų kalbomis. Palaikomas versijų kūrimas, dokumento būsenų istorijos formavimas, dokumentų formavimas .doc, .xls, .pdf formatų failais.

Užtikrinamas ir palaikomas dokumentų grandinių nuoseklumas, automatinis duomenų perėjimas dokumentų grandinėje, tarifų pritaikymo ir atsiskaitymo sumų skaičiavimo mechanizmai. Realizuoti lankstūs duomenų redagavimo ir apdorojimo mechanizmai.

Finansiniai duomenys (tarifai, valiutos, mokesčių informacija, logistikos duomenys, šalys, pašto administracijos, apskaitos vietos, reisai, maršrutai, eksploataciniai duomenys, atsiskaitymo būdai, tvarkos ir kita informacija) įvedami ir saugomi centriniuose klasifikatoriuose. Realizuoti įrašų formavimo, redagavimo, naikinimo mechanizmai, užtikrinantys duomenų saugumą ir prieinamumą.

Modulis siūlo detalizuotų periodinių suvestinių pagal teikiamas tarptautines pašto paslaugas formavimą. Suvestinėse pateikiama planavimo, realaus apsikeitimo ir atsiskaitymo informacija, palaikomas versijavimas ir filtravimas pagal daugelį parametrų. Realizuoti suvestinių už skirtingus laikotarpius palyginimo mechanizmai, rezultatų pateikimas .xls formato failu.

Korespondencijos paslaugai vykdoma statistinė siuntų atranka, kuri įvedama į atitinkančius PPS standartus dokumentus. Statistikos metų šiuolaikiniai informacijos gavimo metodai: brūkšninio kodo nuskaitymas ir apdorojimas, duomenų gavimas nuo svarstyklių. Realizuotas statistikos duomenų palyginimas su kitų šalių duomenimis, rezultato pateikimas .xls formatu.

Numatyta galimybė eksportuoti duomenis į kitas sistemas.

Kasos sistemos

Kasos sistemų modulis apima visas operacijas, susijusias su kasa: paslaugų ir prekių pardavimą, grąžinimą, pinigų išmokėjimą ir priėmimą, kaip mokesčių, įvairių sąskaitų ir ataskaitų formavimą ir spausdinimą, kasininko darbo dienos funkcionalumą. Apimamas visas POS funkcijų sąrašas: X, Z periodinių ataskaitų formavimas, spausdinimas, eksportas į .xsl ir .pdf formato failus, kasos pinigų išėmimo/įdėjimo operacijos, nefiskalinio kvito spausdinimas.

Numatytas prekių ir paslaugų įvedimas į duomenų bazę pagal PLU kodą (sistemoje naudojami prekių ir paslaugų žymėjimo kodai, kurie atspindi pavadinimą ir kainą už atitinkamą parametrą (kg, vnt., kita), pavadinimą, grupę. Realizuota galimybė pritaikyti sutartines ir specifines kainas, nuolaidas.

Realizuota galimybė vykdyti prekių pardavimą pagal jiems priskirtą brūkšninį kodą.

Siūloma galimybė registruoti suteikiamas paslaugas, kurios buvo apmokėtos alternatyviais būdais, pavyzdžiui, tarptautiniais pašto kuponais (klientas gali išsiųsti laišką, mainydamas kuponą į pašto ženklus), pašto ženklais (laiškas registruojamas ir išsiunčiamas iš kito pašto).

Modulyje formuojamas platus spektras kasos atskaitomybės ataskaitų: kasos pažyma, atsiskaitymų, kontrolinės, PLU ataskaitos, ataskaitos pagal atsiskaitymo tipą, kasininką. Sudaromos atskirų paštų atskaitomybės ataskaitos, kiekvieno pašto suvestinė ataskaita, periodinės PLU ataskaitos. Numatytos periodinės suteiktų paslaugų analitinės ataskaitos, PAR ataskaitos.

Realizuotas sąskaitų faktūrų formavimo ir spausdinimo mechanizmas, palaikomas sąskaitų faktūrų pakartotinis spausdinimas arba spausdinimas iš anksčiau įregistruoto kvito. Gali būti išrašomos mėnesio sąskaitos faktūros.

Naudojantis modulio galimybėmis, klientui siūlomos banko sąskaitos pildymo ir pinigų išgryninimo paslaugos.

Numatyti prekių inventorizavimo, pašto operatorių darbo užmokesčio premijavimo mechanizmai.

Darbuotojų, klientų, sutarčių, prekių, paslaugų, nuolaidų ir jų grupių, kitų kasos sistemų duomenys įvedami ir saugomi klasifikatoriuose. Realizuotas lankstus tarifų įvedimo funkcionalumas, sutartinių kainų administravimo funkcionalumas, kiekinių ar mėnesinių nuolaidų taikymo mechanizmas. Numatytas prekių ir paslaugų kainų atnaujinimo nutolusiose sistemose funkcionalumas.

Užtikrinamas kasos darbo „offline“ režimu funkcionalumas. Numatyta galimybė grąžinti dalį prekių ar paslaugų.

Visa finansinė informacija yra agreguojama ir gali būti eksportuojama į kitas sistemas.

Kreditų išdavimas

Kreditų išdavimo modulis atlieka tarpininko tarp kreditus išduodančios įstaigos ir jos sistemos ir kliento vaidmenį. Naudojant modulį galima išmokėti kreditą ne tik kreditą išduodančios įstaigos padaliniuose, bet ir paštuose, kas didina šios paslaugos prieinamumą ir naudojimosi patogumą.

Realizuota integracija su suteikiančios paslaugą įstaigos kreditų išdavimo sistema. Pinigai išduodami klientui tik pagal patvirtintus kreditų išdavimo sistemos sandorius.

Modulyje vykdoma išduotų kreditų apskaita, formuojamos atitinkamos ataskaitos, apskaičiuojami komisiniai.

Numatyta kredito pervedimo galimybė į kliento banko sąskaitą.

Atgal