Klientai

Vidinis LR muitinės portalas (MPORT) – dokumentų valdymo elektroninėje erdvėje sprendimas

Klientas: Muitinės departamentas prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos

Sektorius: viešasis

Sistemos nauda klientui

Vieninga dokumentų valdymo sistema visos organizacijos mastu;
Dokumentų valdymas ir apskaita nuo dokumento sukūrimo iki archyvavimo ir sunaikinimo;
Vieninga dokumentų ir jų meta-duomenų saugykla;
Žmonės iš skirtingų filialų, departamentų ir fizinių vietų gali dirbti vienoje saugioje aplinkoje;
Didėja įmonės veiklos efektyvumas: efektyviau vyksta žinių ir informacijos pasidalinimo bei pakartotinio panaudojimo procesas;
Bendradarbiavimo procesas vyksta įprastoje interneto naršyklės aplinkoje, kuri yra lengvai prieinama ir nesunkiai pritaikoma unikaliems įmonės veiklos reikalavimams.

Efektyvaus dokumentų valdymo principai

Efektyvus ir mažai administravimo reikalaujantis dokumentų valdymas yra lemiamas sėkmės faktorius didelėse ir mažose, įvairia veikla užsiimančiose organizacijose visame pasaulyje.

Technologijų dėka komunikacijos samprata iš paprastų garso rinkmenų ar rašytinio teksto tapo įvairaus formato rinkmenų, pateikiančių tekstą, paveikslus ir garsą fenomenu. Maža to, atsirado poreikis visa tai saugoti, klasifikuoti ir registruoti pagal priimtus normatyvinius reikalavimus, o svarbiausia – informacija turi būti lengvai surandama.

Pačios darbo aplinkos koncepcija evoliucionavo nuo kelių žmonių grupelės, dirbančios viename pastate, iki didelių grupių, išsibarsčiusių per daugybę pastatų, miestų ar net žemynų.

Didėjantis informacijos kiekis apsunkina galimybes valdyti visą informacijos gyvavimo ciklą, kurio metu informacija privalo būti ne tik apdorojama ir panaudojama, bet ir archyvuojama, naikinama laikantis griežtų taisyklių ir reglamentų.

ERP sukurta dokumentų valdymo sistema atitinka šiuos ir daugiau reikalavimų. Dokumentų valdymo sistema yra sukurta panaudojant geriausias EMC Documentum platformos savybes. Bendradarbiavimas Web terpėje tapo itin vertinamu bendradarbiavimo būdu tarp žiniomis besidalinančių darbuotojų, siekiančių bendrauti tarpusavyje ir koordinuoti darbus. Šiuo metu nutolusių darbo vietų ir dokumentų srautų koordinavimas yra didelis iššūkis visų tipų veiklos procesams.

Dokumentų valdymo sistemos savybės

Bylų, registrų ir katalogų valdymas	Elektroninių bylų, registrų ir katalogų kūrimas; Bylų ir registrų nomenklatūros valdymas; Registrų kūrimas priskiriant reikiamus dokumentų tipus; Kiekvienam darbuotojui sukuriamas asmenis katalogas dokumentų valdymui; Galimybė sukurti unikalų katalogą kiekvienam padaliniui; Bylų ir registrų priskyrimas padaliniams; Bylų ir registrų perkėlimo į archyvą procesas, saugojimo termino valdymas; Bylų, registrų, katalogų paieška.
Popierinių dokumentų tvarkymas	Popierinių dokumentų skenavimas ir jų įtraukimas į dokumentų valdymo sistemą; Meta-informacijos naudojimas greitai paieškai, dokumentų išrinkimui, indeksavimui ir lanksčiam klasifikavimui.
Elektroninių dokumentų kūrimas	Greitas ir lengvas šablonų panaudojimas dokumentų kūrimui; Galimybė naudotis daugybe dokumentų tipų su iš anksto nustatyta meta-informacija ir valdymo procesu; Galimybė palengvinti dokumentų kūrimą bet kokiu formatu (taip pat ir MS Office palaikomais formatais); Galimybė importuoti elektroninius dokumentus įvairiais formatais; Elektroninių dokumentų peržiūra tiesiogiai integruotų MS Office įrankių pagalba; Nustatytas dokumentų kūrimo, suderinimo, vizavimo, tvirtinimo, registravimo, susipažinimo procesas; Dokumentų priskyrimas byloms ir registrams.
Gautų dokumentų valdymas	Gautų dokumentų tipas; Gautų dokumentų valdymas gautų dokumentų registruose; Automatinis gautų dokumentų registravimas; Nustatytas gautų dokumentų valdymo procesas nuo registravimo iki rezoliucijos įvykdymo ir atsakymo parengimo; Informavimas apie gautą dokumentą vidiniu sistemos pranešimus ar el. pašto pranešimu; Rezoliucijų rašymas ir vykdymas gautiems dokumentams; Gautų dokumentų paieška.
Siunčiamų dokumentų valdymas	Siunčiamų dokumentų tipas; Siunčiamų dokumentų valdymas siunčiamų dokumentų registruose; Nustatytas siunčiamų dokumentų kūrimo, derinimo, vizavimo, tvirtinimo, registravimo procesas; Siunčiamų dokumentų susiejimas su gautais dokumentais; Siunčiamų dokumentų išsiuntimas el. paštu; Siunčiamų dokumentų paieška.
Sutarčių valdymas	Sutarčių dokumento tipas; Sutarčių valdymas sutarčių registruose; Sutarties dokumentų kūrimo, derinimo, vizavimo, tvirtinimo, registravimo, vykdymo procesas; Sutarčių susiejimas su užduotimis; Sutarčių vykdymo stebėjimas; Sutarčių finansinio įvykdymo sutikrinimas su finansų valdymo apskaitos sistemomis; Sutarčių paieška.
Įsakymų valdymas	Įsakymo dokumento tipas; Įsakymų valdymas įsakymų registruose; Įsakymo dokumentų kūrimo, derinimo, vizavimo, tvirtinimo, registravimo, supažindinimo procesas; Įsakymų paieška.
Dokumentų tipų ir potipių kūrimas	Galimybė sukurti naujus dokumentų tipus ir potipius; Galimybė nustatyti pagrindinę dokumentų tipų ir potipių informaciją; Galimybė susieti dokumentų tipus ir potipius su specifiniais registrais; Paieška įvairių dokumentų tipų ir potipių dokumentams.
Užduočių valdymas	Užduočių kūrimas; Įvairūs užduočių tipai; Užduočių vykdymo stebėjimas; Automatiniai pranešimai apie užduoties įvykdymą/neįvykdymą; Užduočių valdymo procesas; Automatinis užduočių archyvavimas; Užduočių susiejimas su įvairiais dokumentais; Užduočių susiejimas su rezoliucijomis ir sutartimis; Galimybė detalizuoti užduotį; Užduočių paieška.
Elektroninių dokumentų archyvavimas ir saugojimas	Archyvo valdymo procesas; Nustatytas prieigos prie archyvuoto dokumento suteikimo procesas; Bylų ir dokumentų naikinimo procesas; Centralizuotas elektroninių dokumentų saugojimas vienoje saugykloje; Centrinė duomenų saugykla gali būti susieta su dauguma paplitusių reliacinių DBVS.
Elektroninių dokumentų tvarkymas	Naudotojo sąsaja pasiekiama kliento pagalba, prieinamo tiesiog per interneto naršyklę; Tiesioginė prieiga prie elektroninių dokumentų ir skenuotų popierinių dokumentų, taip pat atitinkamos meta-informacijos; Elektroninių dokumentų su susijusiais specializuotais metaduomenimis saugus redagavimas; Saugomų dokumentų transformacijų saugojimas; Pakeitimų valdymas ir versijavimas; Elektroninių dokumentų rodymas ir redagavimas naudojant programas, kuriomis buvo sukurtas dokumentas.
Organizacinė struktūra ir prieigos teisių valdymas	Lankstus organizacinės struktūros formavimas; Detalus darbuotojo informacijos įvedimas ir valdymas; Automatinis darbuotojo priskyrimas konkrečiam struktūriniam padaliniui; Automatinis darbuotojo prieigos teisių priskyrimas atsižvelgiant į priklausymą org. struktūros vienetui; Specifinių rolių sukūrimas ir valdymas; Prieigos teisės pagal dokumento kontekstinę informaciją; Pavadavimo procesas.
Sistemos pranešimai	Vidiniai sistemos pranešimai; Asmeninė vidinių pranešimų pašto dėžutė; Automatinių pranešimų valdymas sistemos mastu; Sistemos pranešimų filtravimas; Automatiniai pranešimai įvairiems įvykiams pranešti.
Documentum platformos savybės	Lengvai naudojamas, lankstus, saugus ir labai intuityvus įrankis; Išplėstinė paieška – detali įvairaus turinio, naudotojų ar darbo aplinkos paieška; Versijų kontrolė leidžia naudotojams keisti informaciją, žinant kad visi pakeitimai bus išsaugoti kaip nauja versija, o senas bus galima bet kada peržvelgti; Galinga teisių valdymo sistema; Dokumentų valdymas.

Atgal

Toliau? Naudojimo sąlygos