Informacinės visuomenės plėtros investicijų projektų derinimo informacinė sistema

Klientas: Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie LRV

Sektorius: viešasis

Informacinės visuomenės plėtros komitetas (IVPK) yra viešojo valstybės sektoriaus organizacija, atliekanti planavimo, organizavimo ir koordinavimo darbus informacinės visuomenės plėtros procesuose. IVPK pagrindinės funkcijos yra dalyvauti formuojant valstybės informacinės visuomenės plėtros Lietuvos Respublikoje politiką ir koordinuoti jos įgyvendinimą; pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintus informacinės visuomenės plėtros planavimo dokumentus koordinuoti informacinės visuomenės plėtrą valstybėje – užtikrinti visiems Lietuvoje esantiems asmenims vienodas galimybes naudotis informacinėmis ir elektroninių ryšių technologijomis bei elektroniniu turiniu, skatinti fizinių ir juridinių asmenų bendravimą elektroninėmis priemonėmis su valstybės ir savivaldybių institucijomis, didinti viešųjų paslaugų prieinamumą elektroninėmis priemonėmis ir Lietuvos gyventojų kompetenciją IRT naudojimo srityje; koordinuoti elektroninio turinio, IRT infrastruktūros bei IRT inovacijų kūrimą ir diegimą.

Iššūkiai

Informacinės visuomenės plėtros komitetas teisės aktų nustatyta tvarka koordinuoja ir derina kitų valstybės institucijų ir įstaigų rengiamus informacinės visuomenės plėtros investicijų projektus, organizuoja jų efektyvumo ir rizikos įvertinimą.

Kuriant šią sistemą siekta plėtoti valstybės teikiamas elektronines paslaugas ir didinti jų vykdymo efektyvumą. Sistema skirta valstybės institucijų ir įstaigų informacinės visuomenės plėtros investicijų projektų pateikimui, derinimui ir gautos informacijos analizavimui elektroninėje erdvėje. Prisijungusiems vartotojams sistema suteikia galimybę pateikti informacinės visuomenės plėtros investicijų projektus, juos derinti, kaupti ir saugoti, analizuoti elektroninėje erdvėje ir tokiu būdu sumažinti popierinių dokumentų kiekius ir suteikti galimybę surinktą informaciją saugoti elektronine forma. Sistema leidžia efektyviau koordinuoti projektų derinimą, jų efektyvumo ir rizikos įvertinimą, operatyviau keistis projektų ir jų derinimo informacija tarp suinteresuotų vartotojų, užtikrinti projektų finansavimo šaltinių suderinamumą, centralizuoti informaciją apie visus pateiktus projektus, jų derinimo išvadas ir analitinę informaciją. Tai bendra, centralizuota informacinė sistema, užtikrinanti kokybišką investicinių projektų duomenų surinkimą, kaupimą, apdorojimą, saugojimą ir pateikimą.

ERP sprendimas

Efektyvus ir mažai administravimo reikalaujantis projektų derinimas yra sėkmę lemiantis veiksnys, skiriant finansavimą investicijų projektams. Diegdami šią sistemą, pradėjome nuo projektų derinimo proceso optimizavimo ir kartu su klientu iškėlėme šiuos tikslus:

• Įdiegti automatizuotą investicijų projektų derinimo procesų valdymą ir tam panaudoti standartines darbų sekų valdymo priemones;
• Standartizuoti ir palengvinti investicijų projektų kaupimo, versijų kūrimo bei duomenų paieškos mechanizmą;
• Kompiuterizuoti sudėtingą investicijų projektų įvedimo formą, kuri anksčiau buvo pildoma Excel programa;
• Įdiegti investicijų projektų stebėsenos mechanizmą, kuris būtų skirtas informacijos apie projektų vykdymo rezultatus kaupimui;
• Automatizuoti investicijų projektų ataskaitų kūrimo veiklas bei kompiuterizuoti šių ataskaitų formas;
• Gerinti vidinę darbuotojų komunikaciją, derinant investicijų projektus;
• Gerinti išorinę komunikaciją su investicijų projektų teikėjais, kad būtų pateikiama visa jiems reikalinga informacija viešame portale.

Įvertinus visus keliamus reikalavimus ir nustačius poreikius diegiamai sistemai, buvo išskirtos dvi posistemės: vidiniam komunikavimui skirta sistema ir išoriniam komunikavimui su investicijų projektų teikėjais skirtas portalas.

Vidiniam komunikavimui ir projektų derinimui naudojamas EMC Documentum įrankis, skirtas duomenų saugojimui (Documentum Content Services) ir procesų valdymui (Documentum Business Process Management). Naudojant šį įrankį buvo papildomai sukurti projektų kūrimo, eksportavimo ir importavimo moduliai, leidžiantys lanksčiai valdyti investicijų projektų informaciją ankstesniu projektų teikimo formatu. Šis įrankis buvo specialiai adaptuotas vartotojų poreikiams – sumažintos jo funkcijos iki minimalaus rinkinio.

Viešai komunikacijai buvo pasirinktas atskiras portalas, skirtas investicijų projektus teikiančioms organizacijoms. Šiam portalui sukurti pasirinktaLiferay Inc. pateikiama portalų kūrimo priemonė. Liferay portalas – greitas, lengvai tobulinamas, nesunkiai administruojamas portalų kūrimo įrankis. Mūsų specialistai pritaikė geriausias portalų kūrimo praktikas ir sukūrė viešą sistemos portalą, kuriuo gali naudotis net ir nemokyti asmenys. Naudojant papildomas Documentum API priemones ir WebService technologiją, sukurta specifinė sąsaja tarp Portalo bei Vidinės investicijų projektų valdymo sistemos. Naudojant šią sąsają investicijų projektus galima pateikti ir el. būdu.

ERP sukurta, vidinėje sistemoje bei portale įdiegta automatinė investicijų projektų duomenų importavimo iš Excel formų priemonė leidžia palengvinti projekto duomenų įvedimą tiems projektų teikėjams, kurie naudojasi senuoju duomenų teikimo būdu. Ši funkcija taip pat leidžia į sistemą įkelti ankstesnių metų duomenis ir atlikti vykdytų projektų paiešką. 

Rezultatai

Investicijų projektų derinimo sistema, įdiegta Informacinės visuomenės plėtros komitete, yra puiki pradžia visiškai kompiuterizuoti projektų derinimo procesą. Mūsų ekspertai optimizavo projektų derinimo darbų seką ir taip supaprastino patį investicijų derinimo procesą, jo trukmę.

Projekto metu pasiekti rezultatai:

• Optimizuota investicijų projektų derinimo darbų seka;
• Supaprastinta projektų pateikimo institucijoms tvarka;
• Supaprastinta projektų duomenų paieška;
• Institucijoms suteikta galimybė stebėti projektų derinimo eigą viešame portale;
• Lankstus darbo organizavimo įrankis leidžia nesunkiai pakeisti užduočių skyrimo tvarką investicijų projektų derinimo metu;
• Palengvinta projektų, dokumentų, susijusių su projektais, paieška. Atsirado galimybė automatiškai sudaryti projektų ataskaitas;
• Buvo įdiegta investicijų projektų rezultatų stebėsena, palengvinanti šių projektų asignavimų valdymą.

Techninė ir programinė įranga pagreitina investicijų projektų derinimo procesą keletą kartų. Tai leidžia suvaldyti projektų derinimo procesus „piko“ laikotarpiais, t. y. keletą savaičių prieš investicijų projektų pateikimo pabaigą. Kai greičiau buvo pateikiamos pastabos investicijų projektų teikėjams, pagerėjo projektų derinimo kokybė.

Įdiegus sistemą, sumažėjo projektų dokumentų administravimo, versijų, ataskaitų kūrimo, projektų informacijos valdymo bei komunikacijos su projektų teikėjais krūvis.

Įdiegta

Documentum Content Server™– dokumentų valdymo sistema.
Documentum Business Process Management – procesų kūrimo ir valdymo priemonė.
Liferay Inc.™– portalų kūrimo įrankis.

Atgal